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华南理工大学广州学院外国语学院财务报账及审核管理办法

2017-12-2014


华南理工大学广州学院外国语学院

经费使用及财务报账审核管理办法

20172月)

 

    结合学校财务管理办法,为加强学院的财务管理工作,规范审批流程,提高工作效率,加强财务监督,学院办公室特制订《外国语学院经费使用及财务报账管理办法》。

一、经费指标

学校财务处根据发展规划,以及每年各单位提出经费预算计划进行审核汇总,经董事会批准后下发各单位执行。其中外国语学院的经常性指标包含以下:

1. 办公业务经费 

   由学校根据各单位人员定额核拨。

   使用范围:办公用品购置费、差旅费、会议费、一般办公设备维修费等。

2. 电话费

由学校根据各单位人员定额核拨。

使用范围:办公电话。

3. 学院基金

    由学校根据学院上一年的经费使用情况按比例核拨。

使用范围:①采购仪器设备、实验材料、图书资料、办公用品等;②仪器设备维修、修缮工程等;③交通及差旅费、会议费、培训费等;④对外接待费、外请专家劳务费等;⑤其他必要的开支。

4. 资料印刷邮寄费

    由学校根据各单位人员定额核拨。

使用范围:印刷、邮寄、资料等各项费用。

5. 学生活动费

由学校根据各学院在校生人数定额核拨。

使用范围:用于学生活动,如学院运动会、各类竞赛活动、迎新活动、毕业生活动等。

6. 学生就业费

由学校根据各学院应届毕业生人数定额核拨。

使用范围:用于学院就业相关费用。

7. 实验实习费

由学校根据各学院大三、大四学生人数定额核拨。

使用范围:主要用于学生实验、实习产生的交通补贴、用餐补贴以及单位联系接待等。

8. 部门专项业务费(语言学习中心)

由学校根据单位人员定额核拨。

使用范围:①语言学习中心的接待费用;②留学生教学活动费用。

9. 其他特殊专项

学院每年向学校申请的专项经费。

使用范围:外语系列竞赛活动、外语角活动和订阅英语学习报、学生专业学习竞赛活动费等对口活动。

10. 语言教学中心办公差旅费

由学校根据实验室人员定额核拨。

使用范围:用于语言教学中心的办公用品、差旅费、会议费、一般办公设备维修费等。

11. 语言教学中心电话费

由学校根据各单位人员定额核拨。

使用范围:办公电话。

12. 语言教学中心实验室维持费

学院每年根据实验室设备的使用情况向学校申请的专项经费。

使用范围:用于语音室的设备维护、零件更换等费用。

13. 教职工专项培训费

学校人事处每年根据单位人员定额核拨。

使用范围:主要用于教职工派出培训产生的差差旅费、会务费等。

14. 其他专项经费

学院根据工作计划向学校申请的其他专项经费。

使用范围:专项专用。

15. 工会费

学校工会根据各单位人员定额核拨。

使用范围:学院工会活动专用。

16. 科研教改

学校科研处、教务处或项目来源单位核拨至各项目负责人的专项经费。

使用范围:根据各项目立项申请的经费范围使用。

二、经费预算

学校经费指标下达后,各项经费负责人应指定相关工作人员,根据各自经费指标制定具体开支预算计划,并及时提交给学院办公室,由学院财务负责人审核同意后执行。

经费的使用须严格遵守“专款专用”、“先预算、后支出”的原则,学院办公室将按照各项经费预算执行审核和监督,不在经费预算计划内的必要开支,须在开支前由经费负责人提交申请报告,经学院财务负责人同意后方可开支。

学院各项经费负责人应经常检查经费使用情况,做到不超支,不拖延,不集中花钱,把有限经费用在刀刃上。

 

三、 学院借支审核流程

1. 材料提交及学院审核流程

① 填写《外国语学院因公借款申请单》,确认是否计划内使用经费,如计划外借款,须附申请报告交经费负责人、学院财务负责人审批后方可办理。

②填写《华南理工大学广州学院暂借款申请单》,写清借款事由,借支票或汇款者还需写清单位名称和账号,签署本人姓名,并经经费审批人签字批准。

③ 将以上材料于规定时间交至学院办公室审核,并开具《校内付款凭证》。

④ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理借款手续。

2. 学校审核及借支管理

   按照《华南理工大学广州学院财务报账管理办法》第二条执行。

 

四、 学院报销审核流程

1. 差旅费报销提交的资料及审核

① 相应的出差申请报告:会议类出差的应提前填写《教职工会议类出差申请表》附相关会议邀请函或通知、外出交流访问的应提交申请报告,并注明经费支出项目。

② 各类报销的原始凭证(票、证、单据等),如交通票、飞机票行程单、住宿发票、会务费发票等;票据背后需由经办人、证明人签字,所有票据按要求张贴在空白的A4纸上;

③ 住宿发票须提供由酒店开具的相应住宿清单(含房费、住宿时间、入住人等内容);

④ 如有超标准乘坐交通工具、超标准住宿的情况,需填写相应的《超标准乘坐交通工具申请单》或《超标准住宿的申请单》,提前交经费主管领导签字审批。

⑤ 填写《差旅费报销单》,经办人、经费负责人签字后,于规定时间将上述材料交至学院办公室审核,并开具《校内付款凭证》。

⑥ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。

2. 科研项目经费的报销

① 各类报销的原始凭证(票、证、单据等),如版面费发票、图书资料发票、办公用品发票等;票据背后需由经办人、证明人签字,所有票据按要求张贴在空白的A4纸上;

② 提供项目立项书的首页、经费使用范围页、同意立项页的复印件;

③ 如含差旅费,则按差旅费的报销手续办理;

④ 填写《费用报销单》或《科研项目费用报销单》(仅用于科研处的项目),经办人、经费负责人签字后,于规定时间将上述材料交至学院办公室审核,并开具《校内付款凭证》;

⑤ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。

3. 学生活动经费的报销

① 各类报销的原始凭证(票、证、单据等),若是耗材,应同时附详细清单;票据背后需由经办人、证明人签字,所有票据按要求张贴在空白的A4纸上;

② 提供活动策划书,经费预算一栏须有主管学生工作的副院长签字;

③ 如含奖品、活动耗材等的采购,应提前填写《自行采购申请单》,并交至学校采购与招标中心审批;

④如含交通费、住宿费等,应按照学校差旅标准参照差旅费的报销手续办理;

⑤填写《费用报销单》,经办人、经费负责人签字后,于规定时间将上述材料交至学院办公室审核,并开具《校内付款凭证》。

⑥ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。

 

4. 公务接待费的报销

① 根据学校要求,公务接待费在院长专项业务费或办公业务费中列支;因学生实习、就业工作涉及到的公务接待费,在学生实习、就业费中列支。

② 经办人事前按次填写《公务接待审批单》报学院院长审批,列明嘉宾单位、姓名、人数及陪同人员等内容。陪同人数原则上不超过嘉宾人数的二分之一。

③ 公务接待的原始凭证(票、证、单据等),票据背后需由经办人、证明人签字,所有票据张贴在空白的A4纸上;

④ 填写《费用报销单》,经办人、经费负责人签字后,于规定时间将上述材料交至学院办公室审核,并开具《校内付款凭证》。

⑤ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。

5. 购置材料、物品或设备的报销

① 购置材料、物品或设备的具体规定请参照《华南理工大学广州学院采购与招投标管理制度》。

② 提前将申请报告、《设备采购申请单》交至相关领导审批后交学校采购与招标中心。

③ 所购置的材料、物品和设备均由学院办公室会同购置和使用人验收,并填写物品清单,报销时须提供有两名以上验收人签名的验收单。

④ 购置物品的原始凭证(票、证、单据等),票据背后需由经办人、证明人签字,并张贴在空白的A4纸上;

⑤ 填写《费用报销单》,经办人、经费负责人签字后,于规定时间将上述材料交至学院办公室审核,并开具《校内付款凭证》。

⑥ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。

 

五、 学院审核时间及审核负责人

1. 审核时间

为提高工作效率,学院每周五统一处理报销材料审核、红单开具、领导签章等事项。需要办理报账的务必每周四下班前提交完整材料至办公室,每周一可取回已审核材料。未能及时且完整提交的,待次周处理。特殊情况可提交情况说明给予优先办理。

 

2. 审核负责人

① 财务负责人:向前进

② 财务审核人:林浩颖

③ 各项经费负责人:

   办公业务费、电话费、学院基金、资料印刷邮寄费、教职工专项培训费、语言教学中心业务费、电话费、维持费

                                                         ——向前进

   学生活动费、大学英语系列竞赛、实验实习、就业费

                                                 ——黄运亭

   学生专业学习竞赛活动费

                                                 ——乔世燕

   部门专项业务费、工会费

                                                 ——左鸣放

   

   其他特殊专项

                                     ——由该项目负责人负责

 

 

 

 

外国语学院

2017224





《外国语学院因公借款申请单》.doc

超标准乘坐交通工具申请单 .doc

超标准住宿申请单.doc

公务接待审批单.doc

华南理工大学广州学院差旅费报销单.xls

华南理工大学广州学院费用报销单.xls

教职工会议类出差.doc