华南理工大学广州学院外国语学院
经费使用及财务报账审核管理办法
（2017年2月）
结合学校财务管理办法，为加强学院的财务管理工作，规范审批流程，提高工作效率，加强财务监督，学院办公室特制订《外国语学院经费使用及财务报账管理办法》。
一、经费指标
学校财务处根据发展规划，以及每年各单位提出经费预算计划进行审核汇总，经董事会批准后下发各单位执行。其中外国语学院的经常性指标包含以下：
1. 办公业务经费
由学校根据各单位人员定额核拨。
使用范围：办公用品购置费、差旅费、会议费、一般办公设备维修费等。
2. 电话费
由学校根据各单位人员定额核拨。
使用范围：办公电话。
3. 学院基金
由学校根据学院上一年的经费使用情况按比例核拨。
使用范围：①采购仪器设备、实验材料、图书资料、办公用品等；②仪器设备维修、修缮工程等；③交通及差旅费、会议费、培训费等；④对外接待费、外请专家劳务费等；⑤其他必要的开支。
4. 资料印刷邮寄费
由学校根据各单位人员定额核拨。
使用范围：印刷、邮寄、资料等各项费用。
5. 学生活动费
由学校根据各学院在校生人数定额核拨。
使用范围：用于学生活动，如学院运动会、各类竞赛活动、迎新活动、毕业生活动等。
6. 学生就业费
由学校根据各学院应届毕业生人数定额核拨。
使用范围：用于学院就业相关费用。
7. 实验实习费
由学校根据各学院大三、大四学生人数定额核拨。
使用范围：主要用于学生实验、实习产生的交通补贴、用餐补贴以及单位联系接待等。
8. 部门专项业务费（语言学习中心）
由学校根据单位人员定额核拨。
使用范围：①语言学习中心的接待费用；②留学生教学活动费用。
9. 其他特殊专项
学院每年向学校申请的专项经费。
使用范围：外语系列竞赛活动、外语角活动和订阅英语学习报、学生专业学习竞赛活动费等对口活动。
10. 语言教学中心办公差旅费
由学校根据实验室人员定额核拨。
使用范围：用于语言教学中心的办公用品、差旅费、会议费、一般办公设备维修费等。
11. 语言教学中心电话费
由学校根据各单位人员定额核拨。
使用范围：办公电话。
12. 语言教学中心实验室维持费
学院每年根据实验室设备的使用情况向学校申请的专项经费。
使用范围：用于语音室的设备维护、零件更换等费用。
13. 教职工专项培训费
学校人事处每年根据单位人员定额核拨。
使用范围：主要用于教职工派出培训产生的差差旅费、会务费等。
14. 其他专项经费
学院根据工作计划向学校申请的其他专项经费。
使用范围：专项专用。
15. 工会费
学校工会根据各单位人员定额核拨。
使用范围：学院工会活动专用。
16. 科研教改
学校科研处、教务处或项目来源单位核拨至各项目负责人的专项经费。
使用范围：根据各项目立项申请的经费范围使用。
二、经费预算
学校经费指标下达后，各项经费负责人应指定相关工作人员，根据各自经费指标制定具体开支预算计划，并及时提交给学院办公室，由学院财务负责人审核同意后执行。
经费的使用须严格遵守“专款专用”、“先预算、后支出”的原则，学院办公室将按照各项经费预算执行审核和监督，不在经费预算计划内的必要开支，须在开支前由经费负责人提交申请报告，经学院财务负责人同意后方可开支。
学院各项经费负责人应经常检查经费使用情况，做到不超支，不拖延，不集中花钱，把有限经费用在刀刃上。
三、 学院借支审核流程
1. 材料提交及学院审核流程
① 填写《外国语学院因公借款申请单》，确认是否计划内使用经费，如计划外借款，须附申请报告交经费负责人、学院财务负责人审批后方可办理。
②填写《华南理工大学广州学院暂借款申请单》，写清借款事由，借支票或汇款者还需写清单位名称和账号，签署本人姓名，并经经费审批人签字批准。
③ 将以上材料于规定时间交至学院办公室审核，并开具《校内付款凭证》。
④ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理借款手续。
2. 学校审核及借支管理
按照《华南理工大学广州学院财务报账管理办法》第二条执行。
四、 学院报销审核流程
1. 差旅费报销提交的资料及审核
① 相应的出差申请报告：会议类出差的应提前填写《教职工会议类出差申请表》附相关会议邀请函或通知、外出交流访问的应提交申请报告，并注明经费支出项目。
② 各类报销的原始凭证（票、证、单据等），如交通票、飞机票行程单、住宿发票、会务费发票等；票据背后需由经办人、证明人签字，所有票据按要求张贴在空白的A4纸上；
③ 住宿发票须提供由酒店开具的相应住宿清单（含房费、住宿时间、入住人等内容）；
④ 如有超标准乘坐交通工具、超标准住宿的情况，需填写相应的《超标准乘坐交通工具申请单》或《超标准住宿的申请单》，提前交经费主管领导签字审批。
⑤ 填写《差旅费报销单》，经办人、经费负责人签字后，于规定时间将上述材料交至学院办公室审核，并开具《校内付款凭证》。
⑥ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。
2. 科研项目经费的报销
① 各类报销的原始凭证（票、证、单据等），如版面费发票、图书资料发票、办公用品发票等；票据背后需由经办人、证明人签字，所有票据按要求张贴在空白的A4纸上；
② 提供项目立项书的首页、经费使用范围页、同意立项页的复印件；
③ 如含差旅费，则按差旅费的报销手续办理；
④ 填写《费用报销单》或《科研项目费用报销单》（仅用于科研处的项目），经办人、经费负责人签字后，于规定时间将上述材料交至学院办公室审核，并开具《校内付款凭证》；
⑤ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。
3. 学生活动经费的报销
① 各类报销的原始凭证（票、证、单据等），若是耗材，应同时附详细清单；票据背后需由经办人、证明人签字，所有票据按要求张贴在空白的A4纸上；
② 提供活动策划书，经费预算一栏须有主管学生工作的副院长签字；
③ 如含奖品、活动耗材等的采购，应提前填写《自行采购申请单》，并交至学校采购与招标中心审批；
④如含交通费、住宿费等，应按照学校差旅标准参照差旅费的报销手续办理；
⑤填写《费用报销单》，经办人、经费负责人签字后，于规定时间将上述材料交至学院办公室审核，并开具《校内付款凭证》。
⑥ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。
4. 公务接待费的报销
① 根据学校要求，公务接待费在院长专项业务费或办公业务费中列支；因学生实习、就业工作涉及到的公务接待费，在学生实习、就业费中列支。
② 经办人事前按次填写《公务接待审批单》报学院院长审批，列明嘉宾单位、姓名、人数及陪同人员等内容。陪同人数原则上不超过嘉宾人数的二分之一。
③ 公务接待的原始凭证（票、证、单据等），票据背后需由经办人、证明人签字，所有票据张贴在空白的A4纸上；
④ 填写《费用报销单》，经办人、经费负责人签字后，于规定时间将上述材料交至学院办公室审核，并开具《校内付款凭证》。
⑤ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。
5. 购置材料、物品或设备的报销
① 购置材料、物品或设备的具体规定请参照《华南理工大学广州学院采购与招投标管理制度》。
② 提前将申请报告、《设备采购申请单》交至相关领导审批后交学校采购与招标中心。
③ 所购置的材料、物品和设备均由学院办公室会同购置和使用人验收，并填写物品清单，报销时须提供有两名以上验收人签名的验收单。
④ 购置物品的原始凭证（票、证、单据等），票据背后需由经办人、证明人签字，并张贴在空白的A4纸上；
⑤ 填写《费用报销单》，经办人、经费负责人签字后，于规定时间将上述材料交至学院办公室审核，并开具《校内付款凭证》。
⑥ 将以上材料及《校内付款凭证》交财务处会计核算科办理报账手续。
五、 学院审核时间及审核负责人
1. 审核时间
为提高工作效率，学院每周五统一处理报销材料审核、红单开具、领导签章等事项。需要办理报账的务必每周四下班前提交完整材料至办公室，每周一可取回已审核材料。未能及时且完整提交的，待次周处理。特殊情况可提交情况说明给予优先办理。
2. 审核负责人
① 财务负责人：向前进
② 财务审核人：林浩颖
③ 各项经费负责人：
办公业务费、电话费、学院基金、资料印刷邮寄费、教职工专项培训费、语言教学中心业务费、电话费、维持费
——向前进
学生活动费、大学英语系列竞赛、实验实习、就业费
——黄运亭
学生专业学习竞赛活动费
——乔世燕
部门专项业务费、工会费
——左鸣放
其他特殊专项
——由该项目负责人负责
外国语学院
2017年2月24日
